Manual de Usuario

Planes y funcionalidades

A lo largo de este manual, las funcionalidades están marcadas con una etiqueta según el plan requerido.

Tabla de funcionalidades

Capítulo 1 — Primeros pasos

1.1 Registro y acceso

1. Ingresa a la plataforma en tu navegador.
2. Haz clic en "Iniciar sesión" o "Crear cuenta".
3. Completa el registro con tu correo empresarial y contraseña.
4. Al crear tu cuenta se crea automáticamente tu organización con un período de prueba de 14 días 🟡 TRIAL.

1.2 Configurar tu empresa

En el primer acceso, el sistema te pedirá registrar los datos de tu empresa:

1.3 Panel de inicio (Dashboard)

Al ingresar verás el dashboard con:

• KPI Cards — Total de empleados, cursos registrados y estado de validación CIRCE
• Últimos cursos — Los 5 cursos más recientes con su estado CIRCE
• Acceso rápido — Botón directo a Generar SIRCE

Capítulo 2 — Módulo de Empleados ✅ TODOS

2.1 Lista de empleados

Ruta: Empleados en el menú lateral.

La lista muestra todos los empleados activos con:

• Nombre completo
• CURP
• Ocupación
• Estado / Municipio

Filtros disponibles: búsqueda por nombre o CURP.

2.2 Agregar un empleado

1. Haz clic en "Nuevo empleado".
2. Completa los campos del formulario:

3. Haz clic en "Guardar empleado".

2.3 Editar y eliminar empleados

• En la lista, cada empleado tiene botones de Editar (lápiz) y Eliminar (papelera).
• La eliminación es definitiva. Si un empleado tiene cursos asignados, se recomienda mantenerlo activo.

2.4 Importación masiva ✅ TODOS

Ruta: Empleados → Importar empleados

Descarga la plantilla

Haz clic en "Descargar plantilla" para obtener el archivo Excel con las columnas requeridas.

Proceso en 3 pasos

Paso 1 — Seleccionar establecimiento y subir archivo

Antes de subir el archivo, puedes seleccionar a qué establecimiento pertenecen los empleados que vas a importar:

• Si seleccionas un establecimiento en el selector "¿A qué establecimiento pertenecen estos empleados?", ese valor se aplicará a todos los registros del archivo.
• Si dejas el selector en blanco, la plataforma respetará el valor de la columna ESTABLECIMIENTO_ID en cada fila.

A continuación, arrastra o selecciona un archivo .xlsx o .csv.

Paso 2 — Vista previa y validación

• La plataforma muestra una tabla con todos los registros del archivo.
• Cada fila indica si es válida (verde) o tiene errores (rojo con descripción).
• Se validan: formato CURP, longitud RFC, campos requeridos.

Paso 3 — Confirmar importación

• Revisa el resumen: filas válidas, filas con error, filas que se omitirán.
• Haz clic en "Confirmar importación" para cargar los registros válidos.
• Si lo prefieres, activa "Ignorar errores" para importar solo las filas válidas sin detener el proceso.

Capítulo 3 — Módulo de Capacitación ✅ TODOS

3.1 Lista de cursos

Ruta: Capacitación en el menú lateral.

Los cursos se muestran en tarjetas con:

• Nombre del curso
• Fechas de inicio y término
• Número de participantes
• Estado CIRCE: Completo / Incompleto (con lista de campos faltantes)

3.2 Registrar un curso

1. Haz clic en "Registrar curso".
2. Completa los datos del curso:

3. Haz clic en "Guardar y agregar participantes". La plataforma crea el curso y te lleva directamente a su vista de edición para que puedas agregar participantes de inmediato.

3.3 Gestionar participantes

Desde la vista de detalle del curso (/capacitacion/:id).

Agregar participantes

Hay dos formas de agregar participantes:

Opción A — Buscador de empleados:

1. Escribe el nombre o CURP del empleado en el campo de búsqueda.
2. En la lista desplegable, haz clic en "+ Agregar" junto al empleado deseado.
3. El empleado aparece inmediatamente en la tabla de participantes — no se requiere ningún paso adicional de confirmación.
4. La plataforma detecta duplicados automáticamente (los empleados ya asignados no aparecen en la lista).

Opción B — Agregar por CURP:

1. Haz clic en el botón "Agregar por CURP".
2. Ingresa la CURP del empleado y confirma.

Override de establecimiento por participante ✅ TODOS

Si un empleado participó en el curso desde un establecimiento diferente a su establecimiento base, puedes indicarlo en el campo "Establecimiento del curso" al agregar al participante. Este dato se refleja en el archivo CIRCE generado.

Eliminar participantes

Haz clic en el ícono de eliminar junto al participante.

3.4 Estado CIRCE de un curso

Cada participante tiene un indicador que muestra si su ficha está completa para el reporte SIRCE. Los campos que pueden estar incompletos son:

• CURP
• Ocupación
• Estado / Municipio
• Establecimiento con clave CIRCE asignada

Si un participante tiene campos faltantes, se mostrará la lista exacta bajo su nombre.

Capítulo 4 — Certificados DC-3 ✅ TODOS

La STPS exige entregar a cada trabajador la Constancia de Habilidades Laborales (DC-3) dentro de los 20 días hábiles posteriores al término del curso (Art. 153-F LFT). CIRCE genera el PDF oficial, lo envía por correo con el certificado adjunto y controla el plazo con un dashboard de semáforo.

4.1 Firmas digitales

Ruta: Empresa → Mi Empresa → sección "Firmas para Certificados DC-3"

La plataforma usa 3 firmas, una por tipo, que se aplican automáticamente a cada DC-3 generado:

1. Haz clic en "Agregar firma" sobre el tipo que quieras registrar.
2. Completa Nombre completo (requerido), Cargo (opcional) y sube la imagen de la firma (PNG o JPG, máx. 2MB).
3. Haz clic en "Guardar".

Cada firma puede reemplazarse con "Cambiar" o quitarse con el ícono de papelera.

4.2 Generar los certificados de un curso

Ruta: Capacitación → (abrir un curso)

La sección "Certificados DC-3" aparece dentro del detalle del curso solo cuando su fecha de término ya pasó.

La tabla de estado muestra, por participante: Empleado, CURP, Estado, Enviado, Acuse y una acción. Los estados posibles son: Pendiente, Generado, Enviado, Acuse recibido y Error.

1. Haz clic en "Generar N certificado(s) pendiente(s)" para crear el PDF de todos los participantes en estado Pendiente.
2. El botón cambia a "Generando..." mientras procesa y luego los participantes pasan a Generado.

4.3 Enviar y reenviar el certificado

Sobre un participante en estado Generado, Enviado o Acuse recibido aparece el botón "Enviar" (o "Reenviar" si ya se envió antes).

Al hacer clic se abre un modal con:

• Vista previa del certificado — el PDF completo en un visor embebido.
• Email de destino — precargado si el empleado ya tiene correo registrado. Si el empleado no tiene email, el campo aparece vacío con advertencia.

4.4 Dashboard de plazos

Ruta: Control DC-3 en el menú lateral → /dc3-dashboard

Cada curso con fecha de término vencida aparece como una tarjeta con semáforo, calculado en días hábiles (excluyendo fines de semana y festivos oficiales LFT):

Capítulo 5 — Establecimientos ✅ TODOS

Sin límite de establecimientos, tanto en Trial como en el plan de pago.

Ruta: Empresa → Establecimientos

5.1 ¿Qué es un establecimiento?

El establecimiento corresponde al centro de trabajo registrado ante la STPS. Cada empresa puede tener uno o varios establecimientos (plantas, sucursales, oficinas). En el archivo CIRCE, la columna CLAVE ESTABLECIMIENTO se toma de aquí.

5.2 Agregar un establecimiento

1. Haz clic en "Agregar establecimiento".
2. Completa los datos:

3. Haz clic en "Guardar".

5.3 Asignar establecimiento a un empleado

En el formulario del empleado, el campo Establecimiento permite indicar el centro de trabajo habitual del empleado. Este dato se usa como valor predeterminado en el archivo CIRCE.

En empresas multi-planta, cada empleado puede tener su establecimiento base, y adicionalmente puede registrar un establecimiento diferente por cada curso (override por participante).

Capítulo 6 — Generar SIRCE ✅ TODOS

Ruta: Generar Archivo SIRCE en el menú lateral.

6.1 Seleccionar el año

En la parte superior de la pantalla, selecciona el año fiscal del reporte CIRCE que deseas generar.

6.2 Validación de datos

Antes de generar el archivo, la plataforma muestra dos tipos de alertas:

Errores comunes:

• CURP inválida o incompleta (debe tener exactamente 18 caracteres)
• Empleado sin ocupación, estado o municipio asignado
• Curso sin área temática o modalidad
• Establecimiento sin clave CIRCE

La lista de errores se expande automáticamente al validar si existen registros con problemas. Cada nombre de empleado en la tabla de errores es un enlace directo al formulario de edición de ese empleado — haz clic para corregir los datos sin tener que buscarlo manualmente.

6.3 Vista previa (terminal)

La sección Preview muestra las primeras 10 filas del archivo que se generará, en formato tabla con las 21 columnas oficiales de la plantilla STPS.

6.4 Descargar el archivo CIRCE

1. Si los errores críticos ya fueron corregidos (o son aceptables), haz clic en "Descargar SIRCE".
2. Se generará un archivo .xlsx con el nombre CIRCE_AAAA.xlsx listo para subir al portal de la STPS.

Capítulo 7 — Facturación y Plan ✅ TODOS

Ruta: Cuenta → Facturación y Plan (ícono de tarjeta de crédito en el sidebar)

7.1 Estado de tu suscripción

Esta página muestra:

• Plan actual — "Trial" o "Kapacita SIRCE Tool"
• Fecha de vencimiento del trial o de la siguiente factura
• Estado de suscripción: Activo (verde), Trial (amarillo), Pago vencido (rojo), Cancelado (gris)

7.2 Activar el plan de pago

Desde 🟡 TRIAL:

1. Haz clic en "Suscribirme a Kapacita SIRCE Tool".
2. Serás redirigido a la página segura de pago de Stripe.
3. Ingresa los datos de tu tarjeta y confirma el pago.
4. Al completar el pago, la plataforma activa tu suscripción automáticamente.

7.3 ¿Cómo se calcula mi costo mensual?

El precio es escalonado por volumen — todos los empleados activos se cobran al precio del nivel que corresponde según el total:

Para 151 empleados o más, el sistema bloquea el checkout y muestra el botón "Solicitar plan personalizado" que abre un correo a contacto@kapacita.mx.

El sistema recalcula automáticamente cuántos empleados activos tienes cada vez que agregas, editas o das de baja a alguno (individualmente o por importación masiva), y actualiza la cantidad a cobrar en Stripe antes de tu siguiente factura.

7.4 Administrar tu suscripción

Haz clic en "Administrar suscripción" para acceder al portal de Stripe. Desde ahí puedes: actualizar tu método de pago, ver el historial de facturas o cancelar la suscripción.

7.5 Aviso de trial próximo a vencer

Si quedan 7 días o menos de prueba, aparecerá un banner en el menú lateral con el enlace "Actualizar plan →".

Capítulo 8 — Roles y permisos

CIRCE soporta cuatro roles dentro de cada empresa. El Administrador puede asignar roles desde Empresa → Miembros.

8.1 Tabla de permisos por rol

8.2 Identificar tu rol

Tu rol aparece como un badge en la parte superior del menú lateral, junto al nombre de la empresa:

8.3 Secciones visibles por rol

Capítulo 9 — Preguntas frecuentes

Apéndice A — Catálogos STPS incluidos

La plataforma incluye todos los catálogos oficiales de la STPS precargados:

Los catálogos se actualizan conforme la STPS emite nuevas versiones.

Apéndice B — Columnas del archivo SIRCE

El archivo generado contiene exactamente las 21 columnas de la plantilla oficial STPS en este orden: